Зараз використовую принцип "чистого інбоксу". Тобто те що треба зробити, записую в email і надсилаю сам собі. Пройшов етап проб і помилок, коли створював подібні "завдання" на будь-яку дріб'язкову тему, через що губився в тій дикій кількості. Зараз це лише дійсно важливі речі, зазвичай одна-дві. Зробив - відправив в архів.

Те саме з календарем. Бо якщо речі просто мають бути зроблені, а дати як такої нема, то підходить "чистий інбокс". А от календар - для речей, які мають бути зроблені саме в потрібну дату (і годину), з нагадуваннями перед тим на email і телефон. Той же принцип - якщо їх дофіга, то втрачається сенс, мозок звикає до тих сповіщень і через декілька тижнів вже нічого з цим не робить. Декілька на тиждень це макс ліміт, якщо ж виходить більше то домовляюся перенести на наступний тиждень/місяць.

Всі записи веду в блокноті Sublime і синхронізую папку з записами за допомогою утиліти syncthing (опенсорс-майже-аналог google drive / dropbox) на декількох девайсах плюс vps. Потім можна легко знайти за допомогою grep.

Upd: Раніше використовував pomodoro і часом зрідка до нього повертаюся. Суть у виконанні роботи впродовж "помідора", який зазвичай становить 20-25 хвилин. Перерва 5 хв, коли можу піти в туалет, попити-перекусити чи глянути щось в неті поза межами роботи. Після трьох "помідорів" - перерва дещо довша 15 хв. Є купа програмок-таймерів, плюс знавці рекомендують замовити собі фізичний таймер для візуалізації серйозності намірів. Прикол в тому що якщо хочеться подивитися навіть прогноз погоди, то говорю тій хотілці - ок, але лише після закінчення цього "помідора". Таким чином працював над важливим кодом, коли замовник люто підганяв з термінами. Поєднував із прослуховуванням саунд треків з тупої гри donkey kong, але музика дійсно мотивувала. Ну його в пень з такими замовниками. Зараз мене ніхто не підганяє, щоправда і платять слабо.